Ogni settimana rispondiamo a domande simili da parte di chi gestisce un negozio o una piccola attività e si trova a fare i conti con la fatturazione elettronica, magari per la prima volta o dopo anni con un sistema diverso. Abbiamo raccolto le più frequenti in questo articolo.

Devo per forza usare un software per fatturare elettronicamente?

Tecnicamente puoi generare il file XML anche a mano o con strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate, ma se hai un magazzino da gestire conviene avere un unico sistema che collega la fattura al carico/scarico degli articoli: eviti di dover reinserire due volte gli stessi dati e riduci gli errori. È esattamente quello che fa GiCa Office: magazzino e fatturazione nello stesso programma.

Cosa succede se una fattura viene scartata dal Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio (SDI) fa dei controlli automatici sul file prima di recapitarlo al destinatario: se manca un dato obbligatorio, o c'è un errore di formato, la fattura viene scartata e devi correggerla e reinviarla entro 5 giorni. Un buon gestionale segnala subito lo scarto e indica il motivo, così non scopri il problema solo a fine mese.

Le fatture che ricevo dai fornitori devo registrarle a mano?

No, se il tuo software le riceve automaticamente dal canale SDI: arrivano già in formato digitale e puoi registrarle in magazzino senza doverle ritrascrivere. È una delle funzioni che semplifica di più la vita quotidiana in negozio.

Devo conservare le fatture per conto mio?

La conservazione a norma è un obbligo di legge, ma non significa che devi occupartene manualmente: molti gestionali la gestiscono in automatico o tramite un servizio collegato. L'importante è sapere che una semplice cartella di file XML sul PC non basta a soddisfare l'obbligo normativo.

La fattura elettronica funziona anche per i privati (non titolari di partita IVA)?

Sì, con alcune differenze rispetto alle fatture tra aziende. Ne parliamo nel dettaglio nella pagina dedicata a fattura elettronica fra privati.

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